Polycom WEBCOMMANDER 8 - Manual (Page 6)

Table of Contents
iv
Managing a Q&A Session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-102
Enabling Q&A Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-102
Controlling Q&A Queues with the Q&A list buttons . . . . . . 5-102
Viewing the Q&A List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-103
Managing a Voting/Polling Session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-106
Sending the Voting Results Via E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-110
Mute “Meet Me” Parties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-111
Participant/Chairperson Operations via DTMF Codes . . . . . . . . . . . . . 5-112
Request DTMF Help Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-116
Dialing out to Invite Participants to Join the Conference . . . . . . . 5-117
Changing the Conference Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-118
Chairperson Initiated Blast Dial-out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-119
Securing the Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-120
Roll Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-121
Reservation Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1
Viewing the Reservation Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-3
Adding Participants to the Conference Reservation . . . . . . . . . . 6-5
Changing Conference Parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5
E-mail Update after a Reservation Change . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5
Viewing the Properties of a Protected Reservation . . . . . . . . . . . . . . 6-9
Viewing a Specific Conference Reservation . . . . . . . . . . . . . . 6-10
Additional Calendar Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-11
Customizing Background View Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-12
Week Start Day . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-12
Conference Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-1
Conference Scheduling Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2
Scheduled Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2
On Going Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2
Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2
On-demand Conferences (Reservation-less Conferencing) . . . . . . . 7-3
Ad Hoc Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-3
Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-4
Conference Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-5
Entry Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-6
Participant Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-7