AltiGen MAXCS 7.0 Update 1 MaxAgent - Manual (Page 4)

ii MaxAgent Manual
C HAPTER 4
Using MaxAgent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
Answering Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Dialing Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Shortcut-Key Dialing and Smart Tag Dialing . . . . . . . . . . . . . . . 27
Dialing Speed Dial Numbers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Redialing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Placing Calls on Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Using Call Waiting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Transferring Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Displaying a Note on the IP Phone LCD. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Making Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Station Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
MeetMe Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Working in the MeetMe Conference Window . . . . . . . . . . . . . . . 37
Creating a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
E-mailing a Meeting Invitation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Starting and Stopping a Meeting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
What the MeetMe Conference Host Can Do . . . . . . . . . . . . . . . 43
Continuing a Meeting Beyond Its Duration Time . . . . . . . . . . . . 44
Joining a MeetMe Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Recording Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Recording on Demand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Using Account Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Checking Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Dealing with Voice Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Save at Remote Server or Export Locally. . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Deleting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Returning a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Attaching a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Forwarding Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
To record an introductory message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Monitoring Activity of Other Extensions/Workgroups . . . . . . . . . . . 50
Choosing Workgroups / Extensions to Monitor. . . . . . . . . . . . . . 51
Reading the Monitor List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Calling or Picking Up Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Viewing the Call History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Adding Contacts to MaxAgent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Checking Workgroup Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Viewing Your Workgroup Performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54