Polycom MGC Personal Scheduler - Manual (Page 3)

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Table of Contents
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1
Package Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2
System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3
Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4
About the MGC Personal Scheduler User’s Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4
Installation and Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1
MGC Personal Scheduler Software Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2
Deploying the Client Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2
SQL Database Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5
MGC Web Server Manager Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-8
Connecting the MGC Web Server Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-9
Adding a New MCU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-10
Connecting an MCU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-13
Personal Scheduler Visual Customization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-14
Customization From the MGC Personal Scheduler Configuration
Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-14
MGC Personal Scheduler Parameter Configuration . . . . . . . . . 2-17
Customization from the Microsoft Outlook Editor . . . . . . . . . . 2-24
Setting a Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-30
Managing Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-32
Managing Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
Scheduling Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2
Scheduling the Reservation Directly From the Calendar . . . . . . . . . 3-6
E-mail Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10
MGC Manager Reservation Remarks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-12
Modifying Appointments and Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-15
Canceling Appointments and Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-15
Scheduling Recurring Appointments and Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16
Modifying Recurring Appointments or Meetings . . . . . . . . . . . . . . 3-18
Canceling Recurring Appointments and Meetings . . . . . . . . . . . . . 3-19
Canceling Recurring Appointments/Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . 3-19
Application Exception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-20