Inter-Tel AXXESS 8560 - Manual (Page 21)

GETTING S
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11 Model 8560 Display Phone and Model 8660 IP Phone User Guide
Getting Started
SECTION CONTENTS PAGE
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Adjusting Your Phone’s Viewing Angle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Adjusting Your Phone’s LCD Contrast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Setting Up Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Initializing Your Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Recording Your Personal Greetings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Recording Your Voice Mail Directory Name. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Making and Receiving Calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Intercom Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Outside Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Emergency Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Call Waiting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Placing Calls On Hold. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Placing Conference Calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Transferring Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
To Another Extension. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
To Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
To an Outside Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
To Pick Up (Reverse Transfer) a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Forwarding Calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Manual Call Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Automatic System Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Redirect Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Redialling a Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Displaying Information on Your Phone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Date, Time, Name, and Extension Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Outside Party’s Name/Number. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Using a Headset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Using the Speaker and Microphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Mute Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Group Listen Using the Speaker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Enhanced Speakerphone Mode. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Using the Message Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Leaving Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Retrieving Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Accessing Your Mailbox. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Using Voice Mail Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Listening to Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Undeleting Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Sending Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Cancelling Unheard Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Using Do-Not-Disturb Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Using Reminder Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41