Cada persona en la organización puede tener acceso al edificio y al sistema. El acceso a las
instalaciones físicas se controla con una credencial (tarjeta de identificación). El acceso al sistema se
controla por medio de una cuenta de usuario para iniciar sesión en el controlador. Para mantener
organizadas las credenciales y cuentas de usuario, el sistema las asocia con el registro de cada persona
que forma parte de la organización. Este registro individual en la base de datos se llama "persona",
porque corresponde a una persona real.

Es importante distinguir entre las personas, las credenciales y las cuentas de usuario. En primer lugar,
todos los que necesitan entrar en las instalaciones necesitan una credencial (una tarjeta de
identificación con un número codificado que el sistema reconoce). Sin embargo, no todos los que
necesitan tener acceso a las instalaciones necesitan también tener acceso al sistema con una cuenta de
usuario. En segundo lugar, solo los que operan y administran el sistema necesitan cuentas de usuario.
En tercer lugar, en algunos casos, los operadores del sistema se encuentran fuera de las instalaciones
en una estación central y, por lo tanto, no necesitan una credencial para acceder a las instalaciones
físicas, a pesar de que tienen una cuenta de usuario.